Wat ga je doen?
Let op: alleen mogelijk als consultant, niet mogelijk als ZZP'er!
Voor de Unie van Waterschappen zijn wij op zoek naar een proactieve, innovatieve en enthousiaste managementassistent die energie krijgt van het meedenken op allerlei niveaus. Ben je bevlogen, staat klantgerichtheid bij jou bovenaan en floreer jij het beste in een ondersteunende rol? Wil jij bijdragen aan een mooier en beter Nederland? Dan ben jij misschien wel de perfecte kandidaat!
Wat ga je doen?
Je wordt onderdeel van het team managementassistenten. Samen met 5 collega-managementassistenten ben je verantwoordelijk voor het gehele managementsecretariaat en vervang je elkaar. Dit team richt zich op de inhoudelijke ondersteuning aan de MT-leden, algemeen directeur en bijbehorende programma’s. Je hebt een grote verantwoordelijkheid, omdat je fungeert als sparringpartner en de rechterhand bent van de MT-leden. Door jouw expertise en ervaring zie jij al snel het grote geheel. Je neemt dan ook graag het initiatief om zaken slimmer te organiseren en te zorgen dat het werk op een hoger niveau komt. Je vindt het leuk om inhoudelijk mee te denken en zaken uit te zetten. Je werkt in principe voor 1 MT-lid. Daarnaast bied je ondersteuning aan de betreffende afdelingen.
- Je beheert zelfstandig en proactief de agenda(’s) van de MT-leden;
- Je beoordeelt de mailbox van het MT-lid en acteert hier proactief en zelfstandig op, je denkt hierbij strategisch vooruit en neemt naar aanleiding hiervan actie waar nodig;
- Je plant vergaderingen in, zorgt voor vergaderfaciliteiten, vraagt vergaderstukken op, communiceert deze met betreffende medewerkers, vraagt annotaties uit, voegt relevante achtergrondinformatie toe en attendeert het MT-lid op bijzondere aandachtspunten;
- Je notuleert programmaberaden en op verzoek overige bijeenkomsten en vergaderingen, werkt de notulen/actielijst uit en je bewaakt deze;
- Je ondersteunt bestuur en/of directie bij tijdelijke projecten (administratief en secretarieel);
- Je bewaakt en initieert de jaarplanning van commissies, werkgroepen, bestuursvergaderingen, ledenvergaderingen en financiële planningen;
- Je verzorgt, verwerkt, redigeert en archiveert uitgaande (maatwerk) correspondentie en bewaakt hierbij uniforme afspraken en huisstijl;
- Je bent verantwoordelijk voor de stukkenstroom van werkgroepen, commissies, bestuur en ledenvergaderingen en andere bestuurlijke overleggen, je toetst en past uitgaande stukken aan op gemaakte afspraken, kaders en processen en archiveert de uitgaande correspondentie en vergaderstukken;
- Je helpt medewerkers met de planning van bestuurlijke vergaderingen.
Wat vragen we van jou?
- Je hebt hbo werk- en denkniveau;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring;
- Je bent accuraat, besluitvaardig en kwaliteitsgericht;
- Je bent klantgericht en je hebt een representatieve en flexibele houding;
- Je bent verbindend, oplossings- en servicegericht;
- Je hebt gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;
- Je bent resultaatgericht en proactief;
- Je bent zelfstandig en goed in schakelen en prioriteren;
- Je bent sensitief en integer.
Overige informatie
De Unie van Waterschappen is de koepelvereniging van de Nederlandse waterschappen. De 21 waterschappen in Nederland zijn verantwoordelijk voor het beheer van dijken, het regionale waterbeheer en het zuiveren van afvalwater. De Unie van Waterschappen vertegenwoordigt de waterschappen nationaal en internationaal en stimuleert kennisuitwisseling en samenwerking. Het is een kleine, informele organisatie van zo’n 80 mensen met een passie voor vernieuwen en verbeteren.
Heb je een vraag over deze opdracht?
