Office Manager

Wat ga je doen?

! Deze opdracht leent zich niet voor ZZP

Wij zijn op zoek naar een ervaren en zelfstandige Office Manager met een scherp oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Jij functioneert als spil binnen de directie en weet als geen ander hoe je een secretariaat vlekkeloos laat functioneren.

Als Office Manager ben jij de drijvende kracht achter een soepel lopend directiesecretariaat en neem je actief het voortouw om alles in goede banen te leiden. Samen met twee collega’s ondersteun je proactief de directie van drie MBO Colleges in Flevoland en ben je verantwoordelijk voor een breed en complex takenpakket. De nadruk ligt op hoogwaardig agendabeheer van de voorzitter van de directie, waarbij jij zorgvuldig interne en externe afspraken coördineert. Jij overziet de lange termijnplanning, bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en legt verbanden tussen verschillende overleggen en besluitvorming. Daarnaast ben je een kei in notuleren.

Jouw takenpakket omvat onder andere:

• Complex agendabeheer en proactieve planning voor de voorzitter van de directie;
• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vertrouwelijke directie- en MT-overleggen;
• Het bewaken van actiepunten en afspraken, met een scherp oog voor samenhang tussen verschillende overleggen;
• Zelfstandig signaleren van knelpunten in de agenda en prioriteiten stellen;
• Het verzorgen van professionele correspondentie en documenten;
• Coördineren en organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• Schakelen met een breed scala aan interne en externe stakeholders.

Jij functioneert op hoog niveau en bent in staat om zelfstandig te opereren. Dankzij jouw organisatorisch talent en stressbestendigheid weet jij meerdere ballen in de lucht te houden en blijft de directie optimaal gefaciliteerd in haar werkzaamheden.

Wie ben jij?

In deze functie ondersteun je de directie van drie MBO Colleges en ben je een essentiële sparringpartner. Jij bent een echte teamspeler, maar weet ook autonoom beslissingen te nemen en taken naar je toe te trekken. Met jouw scherpe antenne voor bestuurlijke processen en omgevingssensitiviteit weet jij precies wat er speelt en hoe je hierop moet inspelen.

Daarnaast breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Een afgeronde opleiding richting management-/directiesecretaresse;
• Minimaal vijf jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een onderwijsinstelling;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Zeer ervaren in het werken met MS Office en digitale systemen.
• Een goed ontwikkeld analytisch vermogen en strategisch inzicht;
• Discretie en integriteit in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Deze functie voer je uit in vier dagen per week, waarbij jouw werkplek varieert tussen Almere Buiten (standplaats), Almere Poort en Lelystad, afhankelijk van de agenda van de directie.

Wat je ook moet weten

Hier ga je werken
Zoveel studenten, zoveel talenten. Daar maken we werk van bij MBO College Almere en Poort. In Almere bieden we bijna 100 opleidingen in de meest uiteenlopende beroepsrichtingen. De groei zit er inmiddels flink in. Recent zijn twee nieuwe schoolgebouwen geopend met ultramoderne faciliteiten. De gemeenschappelijke deler van alle opleidingen: studenten motiveren het beste uit zichzelf te halen en ondernemend te denken. Op MBO College Poort vind je ondernemende, creatieve en sportieve talenten die de wereld willen veroveren. Sport, Leisure & Hospitality opleidingen zijn goed vertegenwoordigd. Maar ook onze commerciële, financiële en juridische opleidingen zijn populair. Beide colleges werken intensief samen met grote opdrachtgevers zodat de opleidingen perfect aansluiten op de praktijk in het bedrijfsleven en de maatschappij.

Bij MBO College Lelystad kan de student écht alle kanten op. Of iemand nu kiest voor een toekomst in de bouw, luchtvaart of werk met kinderen, wij bieden de opleiding. Altijd met het vooruitzicht op een baan of vervolgstap binnen het mbo of hbo. In een kleinschalige omgeving, waarin persoonlijke aandacht en een goede sfeer centraal staan, laten we studenten groeien in hun vakgebied. Met alle ruimte voor hulp én extra’s. Zo organiseren we voor studenten die méér willen masterclasses binnen het 'Studeren met Topmentaliteit'-programma. Ook de locatie is top: hartje centrum Lelystad. Zo zijn we goed bereikbaar voor iedereen, ook voor wie buiten Lelystad woont. Bovendien biedt onze locatie de kans intensief samen te werken met het lokale bedrijfsleven en met bedrijven in Flevoland.

Over ROC van Amsterdam - Flevoland
Het ROC van Amsterdam - Flevoland verzorgt middelbaar beroepsonderwijs op vier niveaus binnen veertien onderwijsdomeinen. Het ROC van Amsterdam biedt ruim 300 verschillende opleidingen aan en het ROC van Flevoland zo’n 130 opleidingen. Het middelbaar beroepsonderwijs wordt op de verschillende mbo-colleges gegeven. Het ROC van Amsterdam - Flevoland heeft bij elkaar twaalf mbo-colleges in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp, Hilversum, Almere en Lelystad. Het roc biedt onderwijs aan 36.000 mbo-studenten, 3.300 leerlingen in het voortgezet onderwijs en 6.500 deelnemers aan overige educatie (waaronder inburgering en volwassenen). Bij het roc werken in totaal ca. 4.000 medewerkers.

Het ROC van Amsterdam – Flevoland is een onderwijsorganisatie waar ruim 180 nationaliteiten iedere dag welkom zijn en samen leren, ook van elkaars verschillende achtergronden. Voor iedereen geldt hetzelfde respect en elke collega draagt bij aan de ontwikkeling van leerlingen en studenten voor de inclusieve Nederlandse samenleving.

Om goed onderwijs te geven is het onderwijs op de mbo-colleges kleinschalig georganiseerd; een student heeft voornamelijk te maken met de afdeling waar zijn of haar opleiding onderdeel van is. Het ROC van Amsterdam – Flevoland kenmerkt zich door kwalitatief hoogwaardig onderwijs met veel aandacht voor de student. We streven elke dag naar het allerbeste onderwijs. Iedereen is welkom en draagt bij aan de ontwikkeling van studenten. We leren van elkaars achtergronden, gaan mee met de ontwikkelingen in de maatschappij en vernieuwen waar nodig. Dit doen we in een sfeer van vertrouwen en op elkaar kunnen bouwen. Van prettig en respectvol met elkaar samenwerken. Kijken waar het beter kan en dat vervolgens ook doen. Want ook dat hoort bij een organisatie die overal de beroepspraktijk ademt.

**Ben je een nieuwe leverancier en heb je nog geen samenwerkingsovereenkomst en klant-specifieke deelovereenkomst getekend?**Dan volgt dit direct na gunning van de opdracht.

De volgende klant-specifieke voorwaarden zijn van toepassing op deze opdracht voor de opdrachtgever ROC van Amsterdam-Flevoland of VoVA:

• Graag het cv in het NL aanleveren
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus z.s.m. een geschikte kandidaat aan.
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Graag ontvangen we tevens in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• De ROC Algemene Inkoopvoorwaarden (RAIVD-2019) zijn van toepassing op iedere opdracht.
• De overnametermijn voor flexibele arbeidskrachten bedraagt 1.600 uur.
• Indexering is niet van toepassing.
• De leverancier mag geen zzp’er aandragen, tenzij ROCvAF of VoVA expliciet toestemming heeft gegeven.
• Voor elke plaatsing is een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De kosten hiervan zijn voor rekening van de leverancier en dienen te zijn opgenomen in het tarief.
• Bij het beëindigen van een opdracht door ROCvAF of VOvA geldt een opzegtermijn van 30 kalenderdagen en bij overmacht, direct.