Quality Assurance Officer project Vervanging Current Research Information System (CRIS)

Wat ga je doen?

Voor deze opdracht is de Radboud Universiteit opzoek naar een ervaren Quality Assurance Officer voor het project Vervanging Current Research Information System (CRIS). Het gaat om een opdracht van 4 tot 8 uur per maand.

Als QA-officer ligt je focus op het ontwikkelingsproces van het projectresultaat en ben je voornamelijk betrokken bij het analyseren van processen om de kwaliteit te beheren en om verbeteringen te ontdekken en toe te passen. Zodoende borg je de kwaliteit van de producten die opgeleverd worden binnen een project. Daarnaast controleer je of de randvoorwaarden aanwezig zijn om tot het afgesproken resultaat te komen. Ook zie je erop toe dat het project op de juiste manier wordt uitgevoerd. Hierdoor kunnen de stakeholders van het project erop vertrouwen dat aan de (kwaliteits-)eisen wordt voldaan. Je werkt samen met de projectmanager en rapporteert aan de stuurgroep van het project. Je weet aansluiting te vinden bij de organisatie standaarden van de Radboud Universiteit. Je bent communicatief sterk, analytisch, resultaatgericht.

Bij voorkeur heeft een kandidaat ervaring met de implementatie van systemen gericht op cruciale bedrijfsprocessen en is bekend met het werken in een projectorganisatie met veel verschillende belangen en stakeholders die gemanaged moeten worden.

Opdrachtbeschrijving

Projectbeschrijving
Als wetenschappelijke instelling is het voor de Radboud Universiteit en het Radboudumc van groot belang goed geïnformeerd te zijn over de input, output en impact van het wetenschappelijk onderzoek dat binnen de instelling wordt verricht. Deze informatie over het onderzoek wordt verzameld in een CRIS en dient als basis voor de onderzoeks- en impact verantwoording van de instellingen. De Radboud Universiteit en het Radboudumc gebruiken hiervoor een door de Radboud Universiteit zelf ontwikkelde applicatie; Metis.

In november 2023 is onderzocht of Metis geschikt is als toekomstig CRIS van de Radboud Universiteit en het Radboudumc en is besloten om Metis binnen 2-3 jaar te vervangen voor een nieuwe applicatie. Het advies om Metis te vervangen is met name gestoeld op het technical debt dat inmiddels is ontstaan en de beperkte ontwikkel resources. Neem daarbij dat ze verwachten dat dit product ook off the shelf aangeboden wordt en ze ontwikkelcapaciteiten beter kunnen inzetten op een product waar ze een verschil met de markt kunnen maken.

Ook is verschil in processen en invoer van metadata per faculteit te zien. Dit maakt dat overkoepelend rapporteren niet mogelijk is zonder vele handmatige correcties. Uit rondvraag blijkt dit de grootste ergernis op het huidige gebruik rondom Metis is. Metis is in de loop der jaren uitgebreid met niet-standaard CRIS functionaliteit. De vernieuwing van het CRIS biedt de kans om de huidige architectuur van het CRIS landschap tegen het licht te houden. Vanuit bedrijfsdoelstellingen moet worden gekeken naar wat de behoefte binnen de organisatie is. Ook biedt het de kans om niet-CRIS functionaliteit op de juiste plek in de organisatie onder te brengen.

Met alleen het vervangen van Metis naar een nieuwe applicatie worden de knelpunten niet opgelost. Er moet ook geïnvesteerd worden in het standaardiseren van processen, ketenregie met behulp van organisatorische structurering en datakwaliteit, zodat rapportages betrouwbaarder worden en minder menselijke interactie vragen. Door uit te gaan van standaard CRIS functionaliteit en een ‘off the shelf’ applicatie ontstaan mogelijkheden voor meer regie op onderzoeksoutput en betere aansluiting bij ontwikkelingen in markt en andere HO-instellingen. Daarnaast is het belangrijk dat de organisatie goed wordt meegenomen tijdens dit proces en er voldoende draagvlak is.

Opdracht

Voor dit project zoeken zij een QA-specialist voor het bewaken van de volgende aspecten van het project:

• Voortgang van het project in tijd, geld en kwaliteit;
• Haalbaarheid;
• Afhankelijkheden met andere projecten;
• Kwaliteit van de dienstverlening door de externe partner(s) & leveranciers;
• Te behalen resultaten zoals beschreven in het PID;
• Kwaliteitseisen van het projectresultaat, kwaliteitsplanning en kwaliteitsbeheersing;
• Aanwezigheid, kwaliteit en volledigheid van de projectdocumenten;
• Juistheid en volledigheid in de toepassing van processen en componenten van de projectmethodiek;
• Communicatie over het project;
• Inzet van (de juiste) mensen, kwaliteiten en middelen;
• Aansluiting bij bedrijfsstrategie en -normen.

Op deze punten adviseer je de projectleider en rapporteer je aan de stuurgroep van het project. Waar nodig stel je een advies op ter verbetering van (de kwaliteit van) het project. Risico’s beschrijf je en waar nodig doe je een mitigatievoorstel.

Wat vragen we van jou?

• Minimaal 10 jaar werkervaring als (ICT-)projectleider in grotere en complexere projecten;
• (Minimaal vijf jaar) werkervaring als QA-officer binnen projecten of in vergelijkbare functies;
• Ervaring met het werken in een (HO) instelling of affiniteit met de primaire processen van een Universiteit (Onderwijs en Onderzoek);
• Ervaring met aanbesteding en implementatie van systemen ter ondersteuning van bedrijfsvoering in het domein onderzoek of onderwijs is een pré;
• Je hebt kennis en ervaring met projectmethodieken zoals Prince 2, Lean en Scrum en weet hoe deze toegepast zouden moeten worden om het beste projectresultaat te bereiken (en kan advies geven over hoe deze op een juiste manier in te zetten (methodieken en rollen));
• Door jouw ruime ervaring in grotere en complexe projecten weet jij goed hoe (ICT-) projecten op kwaliteit te beoordelen en hierover te rapporteren;
• Je beschikt over de deskundigheid om de belangen van de stuurgroep adequaat te vertegenwoordigen;
• Je voert het werk uit met een passende grondigheid met aandacht voor details zonder dat dit agitatie opwekt;
• Je weet je bevindingen eenduidig en helder op te schrijven en over te brengen;
• Met sterke communicatieve-vaardigheden verzamel jij de juiste informatie en houd jij je stuurgroep en projectmanager geïnformeerd;
• Door jouw analytische vermogen en goed ontwikkelde gevoel voor de organisatie blijf jij binnen het projecten nieuwe kansen ontdekken die de kwaliteit van de producten ten goede komt.

Overige informatie

Organisatie & Team

Met nieuwe kennis over onze wereld probeert de Radboud Universiteit onze toekomst beter te maken.

Hiervoor weet jij als QA-officer innovatieve ICT-projecten goed te begeleiden. Zo zorg jij er mede voor dat studenten, docenten en onderzoekers meer over onze wereld kunnen ontdekken. Meer weten over de Radboud Universiteit? Neem dan een kijkje op onze website >https://www.ru.nl/over-ons.

Als QA-officer val je onder de divisie Information en Library Services (ILS). In de divisie is brede expertise aanwezig om alle niveaus van de data-informatie-kennis piramide te ondersteunen. Binnen de divisie ILS hechten wij er waarde aan dat project gestructureerd en volgens de (binnen de Radboud Universiteit) geldende kwaliteitsnormen worden uitgevoerd. Het is dan ook van belang dat er volgens de normen en standaarden van de Radboud Universiteit gewerkt kan worden binnen deze opdracht.

Je werkt samen met de stuurgroep en de projectmanager van het project. Daarnaast zal je ook samenwerken met een multi-disciplinair projectteam bestaande uit collega’s van zowel de centrale organisatie (waaronder Inkoop, Finance, Juridische zaken) als faculteiten.